9 tipů jak komunikovat změny

Změna je konstantní veličinou jak v životě, tak v podnikání. Nedávno jsme zásadním změnám ve svých životech i firmách museli čelit všichni. Někteří se přizpůsobili, někteří se rozhodli podnikání ukončit. Pro jiné znamenaly změny prudký nárůst poptávky po jejich produktech a službách a musely se velmi rychle přizpůsobit situaci, na kterou nebyli připraveni.

Rychlé změny a strach z budoucnosti dopadly také na zaměstnance - ocitli se v situacích se spoustou stresu, strachu a nejistoty. Téměř všichni z nás, kteří vedou firmu nebo pracovní týmy, jsme museli probíhající změny a vývoj situace komunikovat svým lidem a podle toho, jak jsme komunikaci zvládli, se dále odráží další vývoj. Proto jsme se zeptali zkušených leaderů, jaké jsou jejich osvědčené tipy na komunikaci změn, které je třeba provést a níže přinášíme ty nejzajímavější.

Zapojte do diskuse ostatní

Když v roli manažera nebo majitele firmy budete chtít připravit firmu na to, aby se přizpůsobila rychlým změnám, tak nezapomeňte do diskusí o budoucnosti zapojit zaměstnance. Zapojte je do diskuse, zeptejte se jich na jejich názory a nápady, nechte je, aby si sami navrhli nové cíle a závazky pro svou roli ve firmě.

Všichni jsme v tom spolu, bez rozdílu jakou kdo zastává ve firmě a v týmu roli. S tím, jak se mění situace z jistoty na budoucí nejistotu, musíme využít různé zkušenosti a pohledy každého člena týmu. Zjistěte jejich pohled na to, jaké změny jsou nezbytné, proč cítí, že jsou důležité, a jaké závazky mohou uskutečnit, aby pomohly změny realizovat.

Nejprve se snažte porozumět a pochopit

Když lidé přemýšlí o "efektivní komunikaci", většinou o ní uvažují z pohledu toho, jak předávají informace, tzn. soustředí se na formu a způsob sdělení (jak to říkají). Na obsah sdělení (co říkáme) se soustředí v menší míře. Přitom to co říkáme, je mnohem důležitější. Efektivní komunikace totiž začíná objevem ..

Každý člověk má silnou potřebu porozumět, takže chcete-li vést efektivní komunikaci, začněte s s procesem naslouchání, učení a porozumění. Zapojte do komunikace své okolí - a možná zjistíte, že jste vycházeli z nesprávných předpokladů. Jakmile váš tým zjistí, že je skutečně posloucháte a zajímáte se o jejich názory, tak vám začnou i více naslouchat. Pokud se vaši zaměstnanci obávají změn, které přináší nejistá budoucnost, budou vaše sdělení mnohem efektivnější.

Poslouchejte, aby vás slyšeli

Ve škole se děti učí, že "dvě uši a jedny ústa máme z nějakého důvodu." Efektivní naslouchání není jen základní slušnost, ale je také praktické. Pokud chcete, aby vaše zpráva byla slyšet, začněte dobře naslouchat.

Účelové naslouchání druhým přináší důležité efekty, které pomáhají zajistit, aby se při mluvení vaše slova spojila:

• Naslouchání zapojuje ostatní. Většina lidí by raději poslouchala, než by s nimi mluvili. Poslouchá ostatní.
• Když vytvoříte dobrou atmosféru a lidé se budou cítit při komunikaci dobře, budou pozitivně hodnotit také vás a poskytnou vám důležité informace
• Když zkombinujete zapojení, učení a poskytnutí informací, které jsou výsledkem cílevědomého naslouchání, výrazně zvýšíte šanci, že cokoli řeknete, bude dobře slyšet. Proto svá slova volte pečlivě.

Mluvte tak, aby vám rozuměli

Přestaňte mluvit o firmě. Mluvte se zaměstnanci v jazyce, kterému rozumí. Komunikujte přirozeně a lidsky, zejména při sdělování pravidel a postupů. Z vaší řeči musí být znát porozumění, ne pouhé předání informace.

Každý se učí a pamatuje si informace jinak. Někteří lidé potřebují slyšet slova, aby pochopili plný význam. Někteří si uchová informace pouze tehdy, když si tato slova přečtou. Jiní si pamatují nejlépe vizuální obraz. Většinou však potřebujeme kombinaci všech těchto způsobů předání informace, aby si ji zapamatovali.

Při komunikaci důležitých informací proto použijte několik různých způsobů sdělení, abyste oslovili co nejvíce lidí z vašeho cílového publika.

Komunikujte raději více než méně

Při realizaci změn zvyšte frekvenci komunikace a buďte maximálně transparentní. Uvědomte si také, že situace může být nepříjemná a popište, co děláte proto, aby nedošlo na nejhorší. Jako správný vůdce musíte komunikovat a chovat se tak, aby jste ostatní povzbudili a podpořili.

Získejte lidi na svoji stranu

Komunikace změn vyžaduje získání zaměstnanců na svoji stranu. Jediným způsobem, jak je získat, je sdělit "proč". Pokud zavádíte nové postupy, procesy nebo procedury, musí vaši zaměstnanci, prodejci a zákazníci věřit, že máte dobré důvody pro tyto změny. Pokud vám nebudou věřit, nemusí se chovat způsobem, jaký požadujete, nebo co je horší, dokonce mohou změny začít sabotovat.

Ujistěte se, že vám vaši zaměstnanci dají upřímnou zpětnou vazbu, pokud nové postupy nepochopí nebo jim nerozumí. Pokud se nebudou cítit bezpečně, raději se nebudou ptát "proč".

Sdělte co a proč

Změna, dokonce i pozitivní, může být pro členy týmu nepředstavitelná, zejména když se všechno kolem nás neustále mění. Jedním ze způsobů, jak podpořit přijetí jakékoli změny, je zapojit každého člena týmu včas do diskuse o tom, proč je tato změna nezbytná.

Ptejte se otevřenými otázkami jako "Co se z této změny vás nejvíce týká?" nebo "Řekněte mi, čím může být pro vás tato změna přínosná?" Tím, že položíte tyto typy otázek, získáte detailnější pohled na situaci a můžete se zaměstnanci vést otevřený dialog. Komunikace "co" a "proč" pomůže nadcházející změny lépe přijmout.

Nezapomeňte vyzvednout, co pozitivního změna přinese. Pokud je změna vyvolaná vnějšími okolnostmi, vysvětlete, jak proaktivní změna může pomoci v dané situaci.

Změna není jednoduchá, musí být jasné, proč je důležitá pro každého, koho se týká.

Poslouchejte, abyste porozuměli

Je přirozené, že se obáváme změny, protože je obtížné odhadnout, jaký bude její dopad a výsledek. To platí zejména ve firmách, kde nejistota může ovlivnit to, jak pracovníci myslí, jedná a spolupracují. Efektivní vedení je základní dovedností při řízení změn a efektivní naslouchání je také základní schopností vedení.

Hlavním důvodem strachu ze změny jsou vždy obavy zaměstnanců. Tyto obavy musíte nejen zjistit, ale musíte je také pochopit a řešit.

Největší chybou, kterou můžete udělat, je předpokládat, že vás vaši lidé poslouchají a pak se přizpůsobí. Ne! Je to naopak. Vždy začnete tím, že si je poslechnete a budete jednat podle jejich reakce. Čím lépe to uděláte, tím lépe budete připraveni sladit a vést firmu k budoucnosti, kterou chcete.

Komunikace je vždy obousměrná

Většina lidí považuje změny jakéhokoli druhu za nepříjemné. Ať ke změně dojde nebo ne, vždy je naprosto důležitá jasná komunikace, která musí probíhat na obě strany. To znamená, ž nejen něco sdělujete, ale také si zjišťujete reakci. Tu můžete zjistit například dotazováním se např. Telefonem, e-mailem, schůzkami atd. Každý, kdo se cítí ovlivněn potřebou změny, to pochopí a dokonce také přijme dříve změnu za svou.

Potřebujete pomoc se změnou nebo realizaci konkrétních kroků ke změnám? Kontaktujte nás pro nezávaznou konzultaci.